Start-up founders: zo krijg je snel je finances onder de knie
Ben je als ondernemer liever met andere dingen bezig dan met ‘de cijfers’? Zit je met enkele financiële vragen die je op dit punt in je ondernemerscarrière niet echt meer durft te vragen? Geen zorgen, wij vroegen aan Eva Pieters en Ben Lodewijks van onze partner Moore Belgium hoe we je kunnen overtuigen dat start-up finances leuker zijn dan je denkt én welke cijfers er nu echt toe doen.
Netwerk Ondernemen: “Waarom is het belangrijk om als founder actief met financiën bezig te zijn?”
Eva: “Heel simpel: jouw financiële resultaten zijn een rechtstreekse weerspiegeling van je vooruitgang als bedrijf. Je kan de prestaties van je start-up samenvatten in enkele kerncijfers die meteen weergeven hoe je bedrijf ervoor staat. Deze cijfers zijn meteen ook de informatie die je nodig hebt om je inspanningen bij te sturen, zodat je bedrijf winstgevender wordt en financieel kan groeien.”
“Als bonus kun je met een goed begrip van de cijfers je bedrijfscultuur een boost geven door ze als motivator te gebruiken. Zo kun je concrete KPIs vastleggen om naartoe te streven met je team, wat langs hun zijde meteen een groter verantwoordelijkheidsgevoel oplevert.”
Ondernemen: a numbers game
Netwerk Ondernemen: “Welke cijfers moet je als start-up founder uit je hoofd kennen?”
Ben: “Ongeacht de fase waarin je bedrijf zich bevindt, is het cruciaal om deze cijfers nauw op te volgen:”
“Eerst heb je revenue. Hoeveel geld komt er nu net binnen? Dit is al het geld dat je verdient voordat je er jouw kosten van aftrekt.”
“Dan is er de brutowinstmarge. Dit is de omzet die je maakt per product of dienst min de kost om dat product of die dienst te maken of uit te voeren.”
“Ook belangrijk, zijn de operationele kosten. Dit is het bedrag dat je uitgeeft aan alles wat je bedrijf draaiende houdt. Personeelskosten, huur, nutsvoorzieningen, …”
Een goede boekhouding begint met een goede balans.
“Met die cijfers in gedachten, kun je jouw bedrijfswinst beginnen berekenen. Je brutowinst min je operationele kosten is de bedrijfswinst. Met andere woorden weerspiegelt dit hoe winstgevend (of verlieslatend) de kernactiviteiten van je bedrijf zijn.”
“Iedere founder heeft best ook een idee van hun cashflow. Deze is misschien wel de belangrijkste van allemaal, want cashflow geeft weer hoeveel geld er beschikbaar is voor bijkomende investeringen of eventuele schuldaflossingen.”
“Met de burn rate weet je hoe ver kun je springen met het geld dat je voor handen hebt voordat het opgebrand is. Deze is cruciaal om te weten hoe lang je door kan gaan voordat je financiering op geraakt.”
“Tot slot vind ik het altijd handig om je kapitaal efficiëntie te kennen. Haal jij het onderste uit de kan met het geld dat je voor handen hebt? Hoe efficiënt spring jij met je geld om? Er zijn verschillende manieren om dit te achterhalen, bijvoorbeeld door de omzet per werknemer of omzet per geïnvesteerde euro te berekenen.”
Een boekhouding in balans
Netwerk Ondernemen: “Hoe herken je een boekhouding die op punt staat?”
Ben: “Een goede boekhouding begint met een goede balans. Dat wil zeggen dat de activa (ofwel de kost van de bezittingen van je bedrijf) in balans is met de passiva (ofwel de manier waarop je die kosten financiert). Een goede boekhouding wordt regelmatig bijgehouden en nauw opgevolgd. Dat wil zeggen dat je kort op de bal speelt bij openstaande leveranciers- en klantensaldo’s en ook vermijdt dat sommige zaken onnodig openstaan.”
“Consistency is key. Een boekhouding waarbij fluctuaties de pan uit swingen, zijn een behoorlijke red flag. In zulke gevallen moet je de fluctuaties ofwel perfect kunnen verklaren, of er zit ergens een probleem in je bedrijfsvoering.”
Netwerk Ondernemen: “Hoe kun je als ondernemer snel je boekhouding op punt krijgen?”
Ben: “Er zijn enkele stappen die je kan doorlopen om snel je boekhouding onder de knie te krijgen:”
“Kuis je balans op. Analyseer openstaande posten om te zien of ze effectief nog van toepassing zijn. Misschien kun je ze wel afboeken. Weeg hier even de kosten tegen de baten af om te zien achter welke openstaande facturen of ontbrekende documenten je aangaat en welke zaken je gewoon wegboekt. Het valt voor dat het administratief duurder is om een zoektocht naar ontbrekende documenten aan te gaan dan het fiscale risico te nemen om de openstaande zaken naar een kost om te boeken.”
“Automatiseer zoveel je kan. Heel wat wederkerende zaken, zoals terugkerende facturen, betalingen en bankafschriften, kun je automatiseren. Dit bespaart heel wat tijd én reduceert de kans op fouten. Om dit te doen, voer je jouw boekhouding uiteraard het beste digitaal. Let wel op, ook als je automatiseert moet je volledig op de hoogte blijven van alle transacties!”
Heel wat wederkerende zaken kun je automatiseren.
“Doe je boekhouding niet maandelijks. Een goede boekhouding vraagt een nauwere opvolging dan een maandelijkse check-in. Zeker als je in volle groei zit met je bedrijf. Werk je boekhouding minstens wekelijks bij. Naarmate je groeit wordt dit zelfs dagelijks.”
“Giet je boekhouding in eenvoudige procedures. Door je boekhouding in eenvoudige procedures te vervatten, kun je alles beter opvolgen. Maandelijkse afsluitingen kunnen zo beheerd worden via checklists waarin je alle taken vermeldt die van toepassing zijn op jouw bedrijf.”
“Doe regelmatig controles en interne audits. Regelmatige controles op je grootboekrekening zorgen ervoor dat alles juist verwerkt wordt op de juiste categorieën. Daarnaast is het belangrijk om geregeld een interne audit te organiseren op je boekhouding, zodat onregelmatigheden snel gespot kunnen worden.”
Financiële valkuilen
Netwerk Ondernemen: “Welke financiële fouten komen het vaakst voor bij start-ups?”
Eva: “Er zijn twee problemen die regelmatig de kop op steken en in veel opzichten aan elkaar gelinkt zijn.”
“Vaak gaan start-up founders op zoek naar extern kapitaal met een product of dienst die nog niet gevalideerd werd door de markt. Ze steken veel tijd en moeite in een oplossing waar niemand op zit te wachten en vinden bijgevolg moeilijk de financiële middelen om dit naar de markt te brengen. Begin je start-up verhaal dus altijd met uitgebreid marktonderzoek om te staven waarom jouw product of dienst wél funding verdient.”
“Aan het andere eind van het spectrum zien we veel founders die te lang wachten met hun zoektocht naar kapitaal. Weet dat een kapitaalronde doorgaans zes tot twaalf maanden in beslag kan nemen. Deze termijn wordt vaak over het hoofd gezien door ondernemers, waardoor ze niet genoeg middelen voor handen hebben om zo’n periode te overbruggen.”
“De kunst van het schalen van een start-up ligt in het vinden van een goede balans tussen beide verhalen. Begin snel genoeg met kapitaal ophalen, maar start niet voor je weet dat er een markt bestaat voor jouw idee.”
Netwerk Ondernemen: “Het is vandaag een pak moeilijker om kapitaal op te halen met je start-up dan enkele jaren terug. Hoe ga je hier als groeibedrijf het beste mee om?”
Eva: “Wed niet op één paard, maar zorg dat je bedrijf uit verschillende financieringsbronnen kan putten. Er zijn veel manieren waarop je als start-up geld kan vinden zonder van externe investeerders afhankelijk te zijn.”
“Vergeet niet je persoonlijke netwerk aan te spreken. Misschien kunnen familieleden of vrienden je financieel bijstaan in het bouwen van je bedrijf.”
Weet dat een kapitaalronde doorgaans zes tot twaalf maanden in beslag kan nemen.
“Crowdfundingplatformen kunnen ook zeer interessant zijn. Crowdfunding is een vorm van kapitaal dat met een behoorlijke kanttekening komt, want het vraagt heel wat tijd en moeite om op te vallen op dit soort platformen. Aan de andere kant is het meteen een mooie marketingtool waarmee je in de kijker loopt bij je doelpubliek. Daarnaast kan een geslaagde crowdfundingcampagne tellen als bewijs dat er een markt bestaat voor jouw product, wat grotere investeerders over de streep kan trekken.”
“Er zijn ook heel wat subsidies op maat van starters en groeiondernemingen waarvoor je kan indienen. Daarnaast zijn er verschillende leningen die ontworpen zijn op het steunen van groeibedrijven.”
“Als laatste optie stel ik voor dat je op zoek gaat naar goede business angels. Technisch gezien kun je een business angel als een externe investeerder bestempelen. Business angels hebben echter het voordeel dat het kapitaalkrachtige individuen zijn die zelf ooit ondernemer waren of zelfs nog steeds ondernemen. Aan een goede angel heb je meer dan enkel geld. Ze kunnen ervaring delen en adviseren waar nodig.”
Over Finance as a Service & Moore Belgium
Als je start-up groeit, voel je misschien wel de nood om een financieel sterk profiel aan te trekken in je team. Veel groeibedrijven hebben echter niet voldoende werk liggen of missen het budget voor een full-time CFO. Dat is waarom Moore Belgium met hun Finance as a Service-diensten de perfecte tussenoplossing kan zijn. Afhankelijk van je nood krijg je een financieel profiel in je team die meedenkt en meeleeft met jouw bedrijf. Tegelijkertijd is deze CFO gekoppeld aan een organisatie met heel wat financiële expertise die ook voor jou relevant kan zijn. Voor meer details over Finance as a Service en Moore Belgium kun je op hun website terecht.